Feicho de contas

Uma das rubricas incluídas nas demonstrações financeiras são os inventários, seja para apuramento de ativos existentes em armazém, seja para, no sistema de inventário intermitente, o apuramento do custo das mercadorias vendidas e matérias consumidas (CMVMC), diretamente relacionado com o apuramento de lucros. Por isso, é necessária a contagem física de todas as mercadorias, matérias-primas, produtos acabados e intermédios existentes e o seu cruzamento com os valores registados na contabilidade, que devem coincidir.

Aquando do fecho de contas de cada período, deve ser verificado se todas as aquisições e alienações de ativos estão devidamente registadas na contabilidade. Do mesmo modo, deve confirmar-se se estes se encontram devidamente incluídos nos mapas de depreciações e amortizações, bem como registadas as respetivas depreciações ou amortizações, que devem passar também para as demonstrações financeiras.

No campo dos ativos e passivos da entidade encontram-se as contas de bancos e caixa, cujo valor contabilístico deve coincidir com o valor realmente registado nos extratos. Para essa verificação e acerto das diferenças existentes, bem como a justificação dos valores que estiverem em discrepância (por exemplo, podem existir valores recebidos através de cheque registados na contabilidade, mas ainda não contabilizados no extrato bancário), são feitas as reconciliações bancárias. Estas devem ser realizadas por cada conta bancária existente, incluindo contas poupança, de cartões de crédito , empréstimos e afins. Quanto ao saldo das contas de caixa, deve ser efetuada a contagem física do dinheiro e cheques existentes e acertar de acordo.

Os movimentos de contas correntes de clientes e fornecedores devem ser espelhados com exatidão na contabilidade, incluindo faturas e notas de crédito e de débito emitidas e recebidas e os respetivos valores associados. É também importante verificar a antiguidade dos valores em dívida para verificar se existem imparidades a apurar. Uma boa prática relativamente aos fornecedores é solicitar extratos de contas correntes do lado deles e compará-los com os registos internos para garantir que não há documentos perdidos..

Da mesma forma que acontece com clientes e fornecedores, as contas do pessoal na contabilidade devem ser verificadas ao nível dos processamentos salariais efetuados e dos pagamentos associados. É importante não deixar de lado as contribuições para os fundos de compensação do trabalho e garantir que estejam lançados nas contas corretas.

Um passo de extrema importância é a verificação de todos os apuramentos e respetivos pagamentos nas datas corretas de todas as rubricas de impostos, incluindo o IVA, o IRC, o IUC, as retenções na fonte que a empresa teve de fazer a funcionários e fornecedores, o IMI, a Taxa Social Única e outros.

As contas de acréscimos e diferimentos são movimentadas segundo o princípio de que os registos contabilísticos têm de ser efetuados no período a que correspondem, independentemente de o movimento financeiro ter acontecido noutro período. No fecho de contas, deve verificar-se se todos os movimentos registados nesse período que transitam para o ano seguinte (sejam ganhos ou gastos) estão registados corretamente, bem como os que transitaram do ano anterior.

As férias e os subsídios de férias são direitos adquiridos pelos colaboradores com referência ao trabalho prestado no exercício anterior ao do seu gozo, pelo que o gasto associado deve ser imputado ao exercício de prestação do trabalho. Por isso, e relacionado com o ponto anterior, devem ser registados os valores que se prevê pagar no exercício seguinte, referentes ao próprio exercício, e respetivos encargos.

Além dos gastos com reparações e combustíveis, as viaturas são também sujeitas a impostos (o IUC) e a inspeções periódicas obrigatórias, no mínimo. Por isso, deve verificar-se, para cada viatura, a existência e registo de todas as despesas nas contas certas, tendo em atenção a sua tipologia, que pode dar ou não origem a impostos acrescidos.

Todos os movimentos relativos a apuramentos e pagamentos de impostos registados no Portal das Finanças e na Segurança Social Direta devem ser cruzados com os das respetivas contas na contabilidade, bem como devem ser verificados os registos de imóveis e de viaturas. Além disso, os dados das contas de vendas devem ser cruzados com os registados no e-Fatura.